Расчет командировочных в 2018 году

Командировка подразумевает совмещение двух дел одновременно. Во-первых, нужно будет хорошо потрудиться над заданием, данным начальством в определенный срок в чужом городе. Во-вторых, можно отлично отдохнуть после сложного дня и познакомиться с жизнью незнакомого города.

И первое, и второе дело оплачивается начальством. Командировка, в связи со служебными обязанностями, не имеет влияния на постоянное место работы. Начальник компании, организации, предприятия, службы, учреждения гарантирует сохранность рабочего места на время отъезда сотрудника в командировку. Сотруднику, отправленному в командировку подолгу службы, должны возмещаться потраченные на нее средства. Как же проходит расчет командировочных? Об этом узнаем из сегодняшней статьи.

Какие расходы относятся к командировочным выплатам

1) Зарплатные выплаты. При отсутствии сотрудника на месте, в связи с командировкой, начисление заработной платы происходит в обычном режиме, без изменений;

2) Оплата дороги к месту назначения начальством и обратно за счет работодателя. Все виды транспорта, кроме услуг таксопарка, будут возмещены по возвращению из командировки. Если же начальство на время командировки предоставляет личный рабочий автомобиль, то расходы на бензин и незапланированное техническое обслуживание также производиться за счет фирмы. Но и тут есть нюансы. Оплата будет производиться за каждый потраченный литр бензина на определенный километраж. Дополнительная эксплуатация автомобиля, не предусматривающая рабочие цели, не оплачивается;

Расчет командировочных в 2018 году

3) Полная оплата проживания сотрудника в отеле или съемной квартире на время работы. В стоимость услуги жилья может быть включена услуга питания, которая оплачивается руководством;

4) Суточные выплаты. Если командировка длиться более одного дня, выплата суточных обязательна. Человек, находящийся в командировке, должен вложиться в норму суточного минимума, предоставляемого начальством. Превышенные суточные расходы, выходящие за рамки установленного руководством бюджета, не возмещаются;

5) Компенсация дополнительных расходов. Часто, командируемые, принимают участие в платных конференциях, деловых собраниях, светских мероприятиях. Так же непредвиденные расходы могут потребоваться на чистку одежды или ремонт обуви. Все расходы, потраченные на такие мероприятия, гарантированно оплачиваются начальством.

Как рассчитать командировочные

Этап №1

Определение количества фактически отработанных в расчетном периоде дней. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года. Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных. Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Этап №2

Определение заработка за расчетный период. В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15. Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Этап №3

Вычисление среднедневного заработка и суммы командировочных. Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Форс-мажорные ситуации

Бывают ситуации, когда дни служебной командировки выпадают на те дни, когда у работника по графику выходные. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 ТК РФ и ст. 106 ТК РФ).

Расчет командировочных в 2018 году

Расчет суточных выплат

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути работнику выплачиваются суточные. По суточным работник отчитываться не должен. Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений. Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов:

700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны.

Отчетная документация

По окончанию командировки, сотрудник, который находился на задании руководства за пределами офиса, обязан предоставить все чеки потраченных средств. Все вложенные на поездку денежные расходы, имеющие документальное подтверждения, гарантированно будут возмещены. Сотрудник, находящийся в командировке, должен представить начальству все документы, свидетельствующие о потраченной сумме. В документацию входят: проездные билеты в обе стороны, с указанием стоимости каждого; чеки суточных расходов; стоимость оплаты жилья; чеки из всех проездных городских транспортов. Личные дополнительные расходы на такси или непредвиденные покупки, выходящие за рамки суточных средств, начальством не оплачиваются.